O controle de estoque é uma forma de administrar a quantidade de mercadorias e ferramentas que estão disponíveis na sua empresa. Esse processo pode facilitar muito o seu trabalho. Por isso, neste artigo vamos falar sobre controle de estoque na mecânica.
Um mecânico precisa usar muitas ferramentas no seu dia a dia, sem falar nas peças que ele precisa ter à disposição para fazer os reparos necessários nos veículos. Sendo assim, para que não falte nenhum material na hora do trabalho, a mecânica precisa fazer um bom controle de estoque.
Mas você não precisa se preocupar, pois não é difícil fazer a gestão de estoque. Além disso, atualmente existem algumas tecnologias acessíveis que facilitam muito esse processo. Contudo, caso você prefira, também é possível fazer o controle de estoque na mecânica de forma manual, porém, é bom que você saiba que esse método é muito mais trabalhoso.
Confira a seguir quais são as principais vantagens de fazer esse processo e saiba como implementar o controle de estoque na sua mecânica.
Quais as vantagens de um controle de estoque na mecânica
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O controle ou gestão de estoque facilita muito o dia a dia dos profissionais de qualquer empresa, mas especialmente daquelas nas quais os colaboradores precisam lidar diariamente com diferentes peças e ferramentas.
Além disso, com um controle de estoque bem feito, você não vai precisar gastar horas procurando um material e também não vai atrasar as entregas dos seus clientes.
Outras vantagens que o controle de estoque na mecânica podem trazer são:
- Evita falta de produtos;
- Ajuda a economizar tempo;
- Evita que os materiais fiquem danificados;
- Facilita a organização do espaço;
- Ajuda a evitar furtos, já que você vai saber quem retirou cada material;
- Permite que você descubra quais peças tem mais saída;
- Evita a estocagem desnecessária de produtos;
- Ajuda a economizar dinheiro.
Com um controle de estoque na mecânica bem aplicado, você vai saber exatamente em qual lugar as ferramentas e peças que você precisa para consertar o veículo do seu cliente estão. Dessa forma, você vai conseguir atendê-lo mais rapidamente, o que também pode contribuir para que você aumente o número de consertos que você costuma fazer em um dia.
Outro grande benefício desse processo é a economia de dinheiro, já que, como você vai saber exatamente a quantidade de peças e ferramentas que a sua mecânica tem, você só vai comprar os materiais que você realmente precisa. Isso porque, com um controle de estoque bem estruturado, você não vai correr o risco de perder ou esquecer que possui determinada peça.
Além disso, segundo o administrador Vitor Torres: “se você conhece o seu estoque, pode se programar melhor para repor as mercadorias. Isso garante que nunca falte ou sobre itens em excesso no ponto de venda e que seu consumidor seja sempre atendido.”
Como fazer controle de estoque na mecânica
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Fazer o controle de estoque da sua mecânica não é algo difícil, no entanto, você terá que dedicar um tempo no começo para implementar esse sistema. Contudo, uma vez que o controle de estoque estiver implementado, a produtividade da sua equipe vai melhorar muito.
Entretanto, antes de começar a fazer o controle de estoque na mecânica, você precisa seguir esses passos:
Antes, organize a casa
É importante que você arrume bem o local em que a sua mecânica está instalada, para que você possa ter uma ideia melhor do tamanho do espaço que você possui e escolha o melhor local para instalar o seu estoque.
Além disso, durante o processo de organização, pode ser que você encontre algumas ferramentas e peças perdidas que vão precisar ser devidamente guardadas no almoxarifado.
Faça um inventário de tudo
Essa pode ser a parte mais trabalhosa da organização do estoque, contudo, vale a pena, já que quanto o seu almoxarifado estiver bem organizado você vai economizar tempo e dinheiro.
Nesse passo, você vai precisar registrar todos os itens que a sua mecânica possui e qual é a quantidade de cada um deles. Você pode usar um sistema automatizado para fazer isso ou um caderno.
Também é importante que você separe os materiais de acordo com a finalidade que cada um deles tem ou por tipo de peças. Por exemplo: em uma prateleira você só vai guardar chaves de fenda, em outra você coloca as chaves inglesas,
Além disso, é importante que você registre no seu sistema ou caderno em qual local está localizado cada item.
Avalie os excessos e falta de materiais
Nessa etapa você deve verificar se tem algum item em excesso e se possui poucas unidades de alguns tipos de peças e ferramentas.
Caso você perceba que possui materiais pouco requisitados em excesso, você pode planejar uma promoção de serviços que demandem o uso desses itens ou tentar revender essas peças.
No entanto, se você descobrir que não tem o número suficiente de peças importantes, entre em contato com o seu fornecedor para repor esses materiais.
Organize seu processo de compras
Faça uma estimativa de quantas ferramentas ou peças você usa em determinado período, pode ser mensal, trimestral ou semestral e verifique qual é a quantidade desses materiais que você já possui.
Depois que você souber a quantidade de itens que usa durante um tempo determinado, programe as compras desses materiais. Alguns fornecedores oferecem descontos na compra de muitas unidades, sendo assim, pode valer a pena comprar uma grande quantidade de peças de uma vez e deixá-las no almoxarifado.
Além disso, os mecânicos que têm controle sobre o estoque, sabem quando determinadas peças estão perto de acabar e quando é a hora certa de fazer um novo pedido.
Tenha uma rotina de auditoria
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Você deve fazer uma auditoria regular no estoque da sua mecânica, para se certificar da quantidade de itens que possui e também para verificar se eles estão em boas condições.
A auditoria pode ser feita mensalmente ou trimestralmente, o tempo vai depender de como é o trabalho na sua mecânica.
Use sistemas automatizados para controlar o fluxo de entrada e saída
Uma das melhores formas de fazer o controle de estoque na mecânica é usando uma ferramenta digital, já que ela permite que você faça o monitoramento da movimentação dos seus materiais e faça a gestão do seu inventário.
Além disso, com um sistema digital de controle de estoque você consegue organizar melhor os seus produtos, já que assim que você lançar um novo material na plataforma ela vai atualizar automaticamente o número de itens que você possui.
Outro benefício de usar uma ferramenta digital é que você consegue consultar quais materiais você possui em estoque de forma rápida e prática. Dessa forma, você e a sua equipe terão mais tempo para se dedicar ao trabalho da mecânica.
Além disso, ter um sistema digital de controle de estoque pode trazer os seguintes benefícios para sua mecânica:
- Aumento da produtividade;
- Registro do histórico de compras e vendas;
- Controle efetivo dos materiais;
- Padronização dos processos.
Capacite sua equipe
Para que a gestão de estoque da sua mecânica seja eficiente, você precisa treinar a sua equipe. Dessa forma, todos os seus colaboradores vão saber que precisam registrar no sistema todas vez que pegarem um material.
Se os mecânicos que trabalham com você não fizerem esse registro, o controle de estoque na sua mecânica não será eficiente.
Desenvolva o relacionamento com fornecedores
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A gestão de estoque também pode ajudar você a ter um relacionamento melhor com os seus fornecedores, já que ele vai poder programar as suas compras com antecedência. Dessa forma, você vai conseguir negociar prazos e preços melhores.
Além disso, como você vai ter uma estimativa precisa de quando as peças que possui vão acabar, você vai poder fazer uma pesquisa de preços mais ampla. Sendo assim, você não vai precisar comprar do primeiro fornecedor que surgir porque os seus materiais estão prestes a acabar.
Cuide do seu fluxo de caixa
É importante conciliar as informações do estoque com o seu fluxo de caixa, já que esses dois elementos mostram como está a saúde financeira da sua empresa e se você deve planejar formas de limpar o seu estoque.
Além disso, é muito importante ter pleno controle do seu fluxo de caixa para fazer uma boa gestão de estoque. Isso porque você precisa saber se possui recursos para pagar seus fornecedores no momento em que precisar encomendar novas peças.
Use relatórios para tomar decisões com base em fatos
Com o controle de estoque na mecânica você vai conseguir ter clareza sobre os seguintes aspectos:
- A quantidade de materiais que a sua oficina possui;
- Quais itens são mais usados;
- Quais tipos de peças são menos requisitadas.
Dessa forma, você vai conseguir programar melhor as suas compras e só adquirir os itens que realmente precisa. Além disso, como você vai saber em qual local cada peça está, você não vai perder tempo procurando determinado item.
O controle de estoque na mecânica pode trazer muitos benefícios para a sua oficina, já que vai ajudar você a economizar tempo e dinheiro, o que vai possibilitar que você atenda mais clientes.