Como otimizar o tempo na mecânica e ser mais produtivo?

Já pensou em como otimizar o tempo na mecânica pode fazer seu trabalho ser mais produtivo e você ser mais feliz e saudável? Pois é! A gestão do tempo também é questão de saúde e é um aspecto fundamental para conseguir alcançar resultados melhores na oficina.

Por isso, neste artigo irei te mostrar os benefícios da otimização do tempo e como você pode aplicar no seu negócio. 

Se você quer aumentar seu faturamento e ter mais qualidade de vida, não deixe de ler até o final. Vamos lá?

 

Por que otimizar o tempo? 

Você gostaria de atender mais clientes dentro do expediente? Não ter que ficar fazendo horas extras? Reduzir o estresse de ter que entregar algo rápido, pois o prazo é curto e não sabe se vai dar conta? E que tal reduzir problemas com clientes na oficina?

Pois é para conseguir tudo isso que otimizar o tempo na mecânica é importante. Saber gerenciar o tempo é uma habilidade essencial em qualquer carreira e empresa.

Quando aplicamos certas técnicas para otimizar o tempo, que irei lhe mostrar mais à frente, nós reduzimos o tempo gasto com tarefas rotineiras, podendo focar naquilo que realmente gostamos e que são importantes.

Além disso, organizar a mecânica para ter mais produtividade faz bem para a saúde. Isso porque:

 

• Evita o estresse no ambiente de trabalho;
• Melhora a atenção e produtividade;
• Reduz riscos de acidentes;
• Evita atrasos na entrega;
• Melhora a qualidade do serviço;
• Reduz a necessidade de horas extras;
• Ajuda a evitar brigas na equipe ao estabelecer um ambiente de trabalho saudável;
• Reduz a chances de problemas de saúde relacionados ao estresse e falta de descanso adequado; entre outros.

 

Em suma, gerenciar o tempo também é questão de saúde, além de poder entregar mais resultados com equilíbrio!

 

Os impactos no negócio ao otimizar o tempo 

No tópico anterior te falei sobre alguns aspectos mais pessoais. Agora, vamos ver como é importante otimizar o tempo para o negócio, pois a oficina mecânica é uma empresa e precisa dar resultado e usar seus recursos com sabedoria.

Nesse contexto, temos que otimizar o tempo na mecânica permite:

 

• Fazer mais com menos: aumentar o faturamento sem aumentar os custos.
• Atendimento: ter mais vendas ao ter mais tempo para se dedicar ao cliente. Aliás, ter um espaço organizado (que ajuda a otimizar o tempo) também causa um impacto positivo na relação com o cliente.
• Pontualidade: entregas rápidas e de qualidade.
• Divulgação: com atendimento ótimo, entrega rápida e qualidade no serviço, os próprios clientes serão os marketeiros da mecânica!
• Fidelização: complementando o anterior, o cliente irá voltar mais vezes onde for melhor tratado e onde tem o melhor serviço.

 

Tecnologias para gestão

Com tantos benefícios que vem ao otimizar o tempo na mecânica, fica fácil perceber a importância disso, não é?

Para conseguirmos melhorar a produtividade, é importante nos apoiarmos na tecnologia. Assim, conseguimos focar nas tarefas importantes e deixar que os programas realizem certas rotinas.

Em uma oficina podemos ter diversas tecnologias, seja para diagnóstico, manutenções, reparos e outros. Essas ferramentas são incríveis para ter mais eficiência no serviço.

Além disso, é importante ser produtivo na gestão do negócio. Veja algumas ferramentas de gestão que ajudam a otimizar o tempo na mecânica:

 

• Sistema ERP: programa especializado para gestão empresarial, com módulos para controle de estoque, financeiro, contabilidade, entre outros. Esse sistema é fundamental para você não ter que ficar preenchendo manualmente notas fiscais e ter relatórios automáticos para tomada de decisão.
• Trello: essa é uma plataforma que permite gerenciar seus serviços no modelo Kanban, assim, nunca mais atrase o serviço ou perca os registros do mesmo.
• WhatsApp Business: com uma conta comercial do WhatsApp você terá mais recursos que permite organizar melhor suas conversas com clientes e fornecedores, evitando perda de informações e gasto de tempo caçando algum dado importante.
• Google Drive: organize seus arquivos na nuvem e tenha acesso a qualquer momento. Esse é um serviço gratuito que toda conta Gmail possui. Assim, você deixa tudo organizado, acessível de qualquer dispositivo e ainda conta com a segurança do armazenamento na nuvem.

 

Como organizar o espaço para otimizar o tempo

1. Organize o espaço da sua oficina

Em primeiro lugar, para otimizar o tempo na mecânica, é organizar o espaço. Assim, estabeleça onde deve ficar cada coisa, mantendo aqueles itens utilizados com frequência próximos, para não perder tempo indo atrás deles ou tendo dificuldade para acessá-los.

Afinal, é normal que durante o dia de trabalho a gente vá deixando aquilo que usamos por perto, mas em qualquer lugar. Assim, já deixar aquilo que sempre usamos por perto reduz o tempo gasto procurando os itens, o que ajuda muito na produtividade e redução do cansaço.

Por exemplo, se a mecânica realiza muito serviço que precisa retirar e colocar pneus, já deixe todas as ferramentas por perto do carro, para não precisar ficar movimentando o pneu pela oficina. Isso irá reduzir o tempo gasto nesse processo e diminuirá o desgaste do mecânico.

Ademais, crie um espaço para armazenamento do estoque, documentos, ferramentas menos usadas, entre outros itens. Coloque em prateleiras e caixas e etiqueta tudo, para ficar fácil de achar o que procura.

 

2. Não fique acumulando coisas que não são úteis

Peças danificadas, ferramentas estragadas, documentos antigos, entre outros, tomam espaço e dificultam o acesso aos itens que são importantes. Então, toda semana ou 1 vez por mês faça uma geral em tudo que está guardado.

Assim, avalie aquilo que pode ser descartado. Se você não usou algo nenhuma vez nos últimos 6 a 12 meses, então não vai precisar. Dessa maneira, aquilo que precisa ser armazenado, como notas fiscais ou peças que podem ser reparadas, coloque a etiqueta e guarde no local adequado.

 

4. Realize a rotina de limpeza de forma diária

Deixar a limpeza para um dia do mês ou uma vez por semana é a receita para nunca conseguir otimizar o tempo na mecânica. Isso porque vai acumular tanta bagunça, que a frase “deixa para depois” virá automaticamente.

Ao realizar a limpeza diariamente nós conseguimos manter o local sempre limpo e organizado, além de não ser tão cansativo quanto ter que arrumar tudo em um único dia.

 

5. Crie um programa de incentivo para seus colegas e/ou funcionários

Por fim, todas as suas medidas de organização devem vir acompanhadas de mudanças nas políticas internas da oficina para garantir que a organização seja algo comum. Afinal, sem isso a mecânica nunca irá realmente otimizar o tempo, pois após alguns dias ou semanas a desordem tomará conta do local novamente.

Então, busque criar um programa de incentivo, para ter a equipe sempre alinhada e organizada. Isso pode ser feito por criação de metas, inspeções periódicas, reuniões, entre outros.

 

5S para mecânicos: como essa técnica da administração é fundamental

A metodologia 5S é bastante conhecida por profissionais da administração. Esse é um programa de gestão da qualidade desenvolvido no Japão. Assim, seu objetivo é garantir a limpeza, a organização e a padronização, sendo um programa de melhoria contínua dentro do negócio.

Nesse sentido, se você não é organizado por natureza, aplicar essa metodologia fará a total diferença, pois ela apresenta de forma clara e estruturada como otimizar o espaço e seu tempo para melhor produtividade. Veja agora os 5 pilares:

 

1. Senso de utilização: eliminar itens não necessários;
2. Senso de organização: organizar aquilo definido como necessário;
3. Senso de limpeza: dever individual de manter as coisas e o local limpo/organizado;
4. Senso de Padronização: processos que garantem os Sensos anteriores, como o uso de tecnologia e procedimentos bem definidos;
5. Senso de Disciplina: quando os 4 sensos estão em perfeito andamento, a disciplina individual leva o trabalhador a realizar a melhoria do ambiente por vontade própria.

 

Exemplo de aplicação do 5S para otimizar o tempo na mecânica:

 

1. Utilização: eliminar peças que foram trocadas dos veículos e não possuem serventia (fazer o descarte adequado);
2. Organização: criar um espaço de armazenamento, com etiquetas e nichos para separar e organizar cada peça, ferramentas, etc;
3. Limpeza: criar rotina de limpeza do seu espaço individual no final do expediente;
4. Padronização: criar rotina de limpeza geral da oficina, ter um sistema de gestão ERP para manter as informações organizadas e padronizar procedimentos comuns (como o que fazer ao retirar uma peça danificada).
5. Disciplina: estabelecer uma cultura de limpeza e organização, seja através de um programa de inspeção, metas diárias, semanais e mensais, etc.

 

Conclusão

Enfim, agora você já sabe os benefícios e como pode otimizar o tempo na mecânica para ter mais resultados e melhor qualidade de vida. Assim, mãos à massa para implementar as novas políticas!

Recapitulando:

 

1. Descarte tudo aquilo que não é útil;
2. Organize em locais de fácil acesso aquilo que é útil;
3. Faça uma limpeza diária;
4. Use a tecnologia para ganhar tempo com rotinas administrativas;
5. Crie um programa de incentivo para que todos mantenham o ambiente organizado e trabalhem de forma eficiente.

 

Além disso, recomendo o estudo sobre o programa 5S para desenvolver uma cultura de melhoria contínua dentro da oficina. Dessa maneira, sua mecânica irá se destacar da concorrência e, com isso, faturar cada vez mais!