A contabilidade para mecânicos não é um assunto muito discutido, mas a oficina possui algumas particularidades que podem fazer com que o controle contábil seja um desafio e tanto!
Como o sistema tributário brasileiro é cheio de regras e várias exceções para elas, conseguir manter as obrigações fiscais em dia é um desafio para qualquer empresa. Contudo, neste artigo você confere dicas que facilitarão o controle da contabilidade para mecânicos. Vamos lá!
Por que a contabilidade para mecânicos é importante?
A contabilidade para mecânicos não é mera organização de movimentações financeiras e pagamento de impostos. Na verdade, a contabilidade é um elemento essencial para manter a saúde financeira da empresa e permitir seu crescimento.
Nas oficinas, por venderem produtos e serviços, é preciso ficar atento à tributação. A revenda de peças automotivas, por exemplo, possui alíquota que inicia em 2,75% e os serviços de manutenção a partir de 6% — mas isso altera conforme faixa de faturamento e regime tributário.
Assim, ter um bom controle da contabilidade para mecânicos pode possibilitar melhores condições para reduzir a quantidade de impostos a serem pagos e evitar problemas financeiros.
Como emitir Nota Fiscal na oficina mecânica

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A emissão de Nota Fiscal gera muitas dúvidas em qualquer dono de negócio. Cada cidade e estado possui regras e procedimentos distintos entre si. Por isso, é preciso atenção extra para não esquecer ou preencher a NF errada.
A Nota Fiscal é um documento muito importante. Deixar de emitir esse documento ou fazê-lo incorretamente pode custar muito caro.
Como a oficina mecânica vende produtos e serviços, o processo de emissão das NFs pode ser mais trabalhoso. Isso porque a venda de produtos tem seus impostos recolhidos pelo estado, enquanto os serviços têm os tributos recolhidos pelo município.
Nesse sentido, se um cliente comprar um produto e fizer uma manutenção, por exemplo, há dois caminhos que a mecânica pode seguir:
- Emitir duas notas fiscais separada (NFe para o produto e a NFSe para o serviço de manutenção); ou
- Emitir a nota fiscal eletrônica conjugada.
Para facilitar a vida dos negócios e consumidores, a Secretaria da Fazenda criou a Nota Fiscal Eletrônica conjugada, onde a venda de produtos e serviços na mesma operação comercial pode ser emitida em uma única nota fiscal eletrônica.
Contudo, é preciso verificar se a prefeitura onde sua oficina está instalada possui convênio com a Sefaz, pois é competência do estado fazer o repasse dos impostos ao município.
Se não houver esse convênio, a mecânica será obrigada a emitir as duas notas fiscais; uma para produtos e outra para os serviços prestados.
Práticas de contabilidade para mecânicos serem mais lucrativos e produtivos!

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1. Separe sempre as finanças da empresa e pessoal
Essa é a dica número um sempre que se fala em contabilidade para mecânicos ou para qualquer outro tipo de negócio. Em toda empresa é crucial que haja separação entre as finanças do dono e da empresa.
Do contrário, perde-se a noção do que é da empresa e o que é do dono. Na verdade, a falta dessa separação faz com que diversos negócios fechem as portas com menos de 5 anos.
Assim, tenha uma conta bancária de Pessoa Jurídica para a oficina onde todas as movimentações financeiras da empresa são feitas. Para pagamento de contas pessoais, faça uma transferência para sua conta pessoal e, então, pague a conta.
2. Registre tudo
Ter uma plataforma adequada para o registro de todas as movimentações financeiras é essencial na contabilidade para mecânicos. Contudo, caso isso ainda não seja uma realidade na sua oficina, pelo menos comece anotando tudo, mesmo que em um caderninho, até implementar uma ferramenta adequada.
O importante é manter as informações registradas e em um lugar seguro. Afinal, sem isso pode ficar difícil entender se está faltando dinheiro no caixa ou não, quais serviços foram prestados, quais contas foram pagas ou não… enfim, será uma enorme dor de cabeça!
3. Automatize processos repetitivos
A contabilidade para mecânicos envolve diversos processos repetitivos, como registrar informações, fazer pagamentos, gerar relatórios, entre outros. Essas atividades, apesar de simples, consomem muito tempo, mas podem ser automatizadas através de softwares específicos.
A automação de processos na mecânica trará diversos benefícios:
- Equipe mais produtiva;
- Menos erros de registros;
- Menor chance de esquecer de pagar uma conta;
- Evitar esquecer de emitir ou preencher errado uma nota fiscal;
- Manter a contabilidade sempre atualizada;
- Ter informações precisas sobre a saúde financeira do negócio;
- E muito mais.
Por isso, invista em plataformas e na automação de processos para facilitar a vida de todos na mecânica. Além de fazer tudo ser mais simples, isso também impactará na qualidade dos serviços prestados e satisfação dos clientes — ou seja, mais vendas e lucros!
4. Acompanhe suas finanças mensalmente
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É importante estar acompanhando o desempenho da mecânica mensalmente. Caso já utilize um software de gestão empresarial, confira os relatórios da plataforma.
A contabilidade para mecânicos também gera os relatórios contábeis, como Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. Tais relatórios trazem informações sobre a saúde financeira do negócio. Por serem documentos técnicos, é interessante ter uma reunião mensal com seu contador para discutir os resultados e ter ideias de estratégias.
O dono de uma oficina mecânica não precisa ficar de olho nas finanças várias vezes no mês. Caso haja muitas movimentações financeiras que precisam ser controladas diariamente, o ideal é contar com ajuda profissional.
5. Tenha um relacionamento próximo com seu contador
A empresa que cuida da contabilidade para mecânicos é muito mais do que um simples organizador de informações e gerador de guia para pagamento de impostos. Na verdade, seu contador também é um consultor financeiro crucial para o sucesso do negócio.
Como ele possui informações importantes sobre a mecânica, além do conhecimento técnico, o contador é capaz de oferecer sugestões estratégicas para melhorar o desempenho financeiro, reduzir custos e até diminuir a carga tributária!
Como manter a contabilidade para mecânicos sempre em dia
O dia a dia corrido da oficina pode transformar a contabilidade para mecânicos em um verdadeiro caos. Isso pode gerar diversos problemas, como:
- Atraso no pagamento de contas;
- Deixar de pagar impostos (gerando multas pesadas);
- Esquecer de entregar as declarações obrigatórias;
- Emitir notas fiscais erradas;
- Deixar de emitir notas fiscais (o que é crime!);
- Não saber se a oficina está lucrativa ou não;
- Ter falta no caixa por falta de controle; entre tantos outros.
Ao passo que toda essa dor de cabeça pode ser evitada com algumas rotinas simples:
1. Tenha uma boa gestão das notas fiscais
A contabilidade para mecânicos depende de um bom controle das notas fiscais, pois esse é o principal documento que o governo utiliza para o recolhimento de impostos. Deixar de emitir notas fiscais é considerado sonegação fiscal — que é crime, com multas pesadas e o dono da oficina pode ser até preso!
Por isso, mantenha uma rotina rígida para as emissões de notas e mantenha seus arquivos bem guardados. Há plataformas específicas para fazer a gestão de notas fiscais, que podem ajudar sua oficina a se manter organizada com mais facilidade.
2. Não deixe as tarefas acumular
É muito comum querer deixar para um dia específico do mês ou da semana para organizar a contabilidade. Contudo, isso sempre acaba em tarefas acumuladas e que nunca são feitas.
Por isso, busque manter a seguinte rotina (outra que melhor se encaixe na sua realidade):
- Realizar o registro das movimentações financeiras diariamente;
- Organizar as notas fiscais e pagamentos toda semana;
- Analisar relatórios uma vez por mês.
Uma rotina simples e que evitará acumular as tarefas. O que causa muito problema é tentar registrar as movimentações do mês inteiro ou de vários meses — isso apenas gera confusão e mais chances para erros!
3. Encontre um software de gestão que seja fácil de utilizar

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Há diversas alternativas de plataformas para gestão empresarial. Tire um tempo para encontrar aquela que melhor se adequa às suas necessidades e facilite a contabilidades.
4. Antecipe ou deixe pagamentos programados
Para evitar as multas por atraso das contas a pagar, busque programar o pagamento assim que receber as cobranças, ou separe um dia da semana para verificar as contas pendentes.
Caso seja possível, veja quais contas a pagar possuem desconto por pagamento antecipado. Dessa maneira, você economiza e mantém sua contabilidade da oficina mecânica em dia.
5. Simplifique
A contabilidade para mecânicos pode ser algo complicado e burocrático. Contudo, é possível simplificar os processos ao máximo. Por exemplo, com nossas dicas de automação, rotina de pagamentos das contas e organização dos documentos, já é possível manter tudo em dia com facilidade.
Entretanto, é importante estar constantemente pensando em formas de simplificar ainda mais a contabilidade. Quanto menos tarefas forem necessárias, melhor. Afinal, a complexidade apenas gera trabalho extra, baixa produtividade e mais chances de algo dar errado.
Então, pense em como as rotinas podem ser automatizadas, como simplificar os relatórios e formulários e explore alternativas junto ao seu contador.
Todas as dicas desse artigo te ajudarão a ter uma oficina mecânica mais organizada, produtiva e em dia com as obrigações fiscais. Quer saber mais como ter uma mecânica lucrativa? Então, confira este artigo para mais dicas!