Controle de custos na distribuidora

Aqui, você fica por dentro de tudo para garantir o melhor controle de custos na distribuidora, e otimizar os seus resultados.

As distribuidoras costumam ser negócios que possuem alta demanda. Nesse contexto, um controle ineficiente dos custos pode acabar afetando todo o resultado final da empresa, levando a sufocos desnecessários e que podemos evitar facilmente.

Por isso, no texto de hoje, vamos te ensinar tudo sobre o que é controle de custos na distribuidora, quais custos são os mais importantes de se observar e como fazer esses levantamentos de custos.

Assim como te apresentaremos um passo a passo bem prático de como realizar o controle, e como reavaliar os custos que você possui hoje.

É fato que controle de custos não é uma das tarefas mais fáceis dentro da gestão empresarial das distribuidoras. Mas essa atividade é fundamental para manter o negócio em pé e saudável.

Continue a leitura para conferir as dicas e facilitar o seu processo de controle de custos na distribuidora.

O que é controle de custos na distribuidora

Começando pelo básico: o que é a gestão de custos? Saber exatamente do que se trata esse processo é o primeiro passo para realizá-lo da forma correta.

A gestão de custo nada mais é do que a parte do processo de gestão de uma empresa que fica responsável por identificar, coletar, mensurar e classificar todos os custos que estão relacionados com a atividade comercial/produtiva.

Desse modo, dentro da gestão de custos, podemos incluir todos os gastos e todos os investimentos que foram utilizados para manter a organização funcionando e produzindo, dentro de um dado período de tempo.

Os custos na distribuidora vão desde as despesas fixas (como aluguel, conta de internet, salários, etc.), até despesas variáveis (gasolina para os veículos da empresa, café para os funcionários, etc.)

No final, é a gestão de custos que irá pautar outras decisões estratégicas e muito importantes do negócio, como a precificação dos produtos/serviços, e o planejamento das vendas.

Mas o que torna a gestão de custos na distribuidora tão importante? Quando os gestores não possuem um controle de custos eficiente e bem-feito, é muito mais difícil saber se o negócio realmente está lucrando!

Resumindo, é a gestão de custos na distribuidora que manterá a saúde financeira da empresa. Por isso, se você ainda não realiza o controle dos gastos, saiba que você pode estar colocando o seu negócio em risco.

Quais os principais custos de uma distribuidora

Sabemos que os custos variam de empresa para empresa. Mas é importante destacar quais são os principais custos quando falamos em distribuidoras de autopeças.

Assim, você pode se certificar de que não esqueceu de levantar nenhum dos custos mais importantes.

Confira uma lista com os principais custos que você pode ter:

Custos fixos

São custos que se mantêm estáveis, como aluguel, serviços de segurança e de limpeza, internet, manutenção em equipamentos/veículos e etc.

Custos variáveis

São os custos que variam de mês para mês e/ou esporádicos, como conta de água e luz, horas extras, matéria prima utilizada, custos com logística, custos com entrega (incluindo combustível), comissões de vendas, taxas de remessa, importação de produtos e etc.

Basicamente, todos os gastos para manter a sua distribuidora funcionando são custos, até mesmo o café preto e o papel higiênico dos banheiros.

Como fazer o levantamento dos custos da sua empresa

Agora, pode ser que você esteja se perguntando: “ok, mas como eu vou conseguir controlar tudo isso?”.

Antes de te dar essa resposta, você precisa ter em mente que esse processo não é para te dar ainda mais trabalho no dia a dia. Mas sim para te ajudar a analisar se a empresa realmente está no verde e gerando lucro.

É muito comum que gestores e donos não foquem tanto em gestão de custos, por acharem que outros pontos são mais importantes, e o dia a dia é muito corrido para anotar tudo que a empresa gastou. Mas o resultado disso acaba sendo o péssimo crescimento do negócio.

Isso acontece, pois, apenas sabendo o quanto você realmente está gastando para manter a sua empresa em pé, é possível definir pontos estratégicos, como a precificação dos produtos que vende e o valor que cobra pela entrega, por exemplo.

Para fazer o levantamento dos custos da sua empresa, você pode simplesmente abrir uma planilha no excel, e começar a anotar tudo o que sai do caixa da empresa, independente do motivo.

Anote qual foi o custo, se ele é um custo fixo ou variável, e o valor que foi gasto. No final do mês, essa planilha poderá ser utilizada para rever os seus gastos e tentar otimizar ainda mais o seu lucro.

Se você já tem uma distribuidora muito grande e quer otimizar esse processo, vale a pena pensar em contratar um software de gestão de custos, capaz de montar essa análise para você de forma automática.

No entanto, não é obrigatório usar um software para isso. Pois o processo pode ser feito manualmente também, caso você não deseje investir em programas.

Passo a passo para reavaliar o orçamento do seu negócio

Lembra que comentamos que a gestão de custos é muito importante para diversas áreas de tomada de decisão da distribuidora? Então, a definição do orçamento é uma delas.

Vamos supor que você realizou todo o levantamento de custos da sua empresa corretamente. Mas, ao chegar no final, percebeu que o que está entrando de dinheiro mensalmente não é capaz de cobrir esses gastos.

Isso quer dizer que, se nada for feito, no longo prazo, a sua empresa não conseguirá se sustentar. Por isso, é hora de reavaliar o orçamento do seu negócio.

O orçamento empresarial é uma espécie de documento que possui todas as informações sobre o funcionamento atual da empresa, incluindo os gastos fixos e variáveis.

Para realizar a reavaliação do seu orçamento, você pode seguir um passo a passo bem simples. Confira!

Faça um novo diagnóstico

Agora que você aprendeu a calcular e coletar corretamente os custos da sua distribuidora, é hora de sentar e analisar o que está gastando e com o que.

Além disso, compare com a receita que está entrando, para calcular a margem de lucro real que você está conseguindo ter.

Durante o diagnóstico, é essencial que você liste todos os custos, receitas, investimentos, empréstimos, ativo fixo e fluxo de caixa projetado, sem esquecer nada.

No final do diagnóstico, focando em custos e orçamento, você deve ter na ponta da língua, onde alocará o seu maior gasto, e quanto você está gastando com coisas que não são essenciais para a empresa.

Crie novos objetivos e metas

Caso você faça o diagnóstico e perceba que não está crescendo como gostaria, por exemplo, quer dizer que as metas e objetivos precisam ser refeitos.

Ao estipular metas, você consegue medir, de pouco a pouco, se o negócio está crescendo, e o que pode melhorar para que vocês alcancem o objetivo que desejam.

Pense em estratégias

Agora que você sabe onde está e onde quer chegar, é necessário pensar em qual caminho seguir para chegar lá. Então, é hora de começar a pensar em como você pode otimizar e maximizar o seu lucro.

Como estamos focando em controle de custos, você pode pensar em estratégias de redução de gastos, por exemplo.

Para isso, você pode cortar custos que não são essenciais e nem estratégicos, tentar negociar com os seus fornecedores, renegociar empréstimos, usar de tecnologias mais recentes para otimizar os seus custos e, inclusive, treinar os seus colaboradores.

Todas essas estratégias de redução de custos são muito bem-vindas, e surtem bastante efeito no final do período.

Monte projeções

Em cima dos dados que você já possui, realize projeções para os próximos períodos, tomando como base as modificações que foram feitas e as estratégias escolhidas, sejam elas de redução de gastos, ou de investimentos em novas ferramentas que ajudem a acelerar o processo de vendas.

Acompanhe os resultados

O futuro é imprevisível, certo? Muitos fatores externos afetam o desenvolvimento de uma distribuidora. Por isso, é importante construir uma rotina para acompanhar e analisar os resultados que estão sendo obtidos.

Você pode montar análise mensais, trimestrais ou quarternais. O mais importante é não deixar de voltar aos números, e comparar sempre com o período anterior, justamente para saber se a estratégia nova está funcionando, ou se novas mudanças serão necessárias.

Como fazer o controle de custos na distribuidora de forma prática

Nesse ponto, você já está mais que preparado para começar a fazer a gestão de custos na sua distribuidora de autopeças de forma eficiente.

No entanto, um dos pontos mais importantes de tudo isso está na documentação de todo o processo. Ou seja, além das dicas que já demos aqui, para fazer o controle de custos na distribuidora de forma prática, você precisa usar estratégias que englobem todos da equipe.

Por isso, para finalizar, confira algumas ideias de gestão de custos na distribuidora de forma prática:

Monte relatórios e análises

Invista na elaboração de relatórios e de análises sobre o desempenho geral da empresa de forma periódica (mensal, trimestral). Alguns softwares podem te ajudar nesse passo, e fazer todo o trabalho para você.

Compartilhe os resultados com o time

Ter reuniões com o time também é essencial para garantir um controle de custos mais eficiente. Afinal, dessas reuniões, você pode acabar extraindo vários insights e ideias de como otimizar ainda mais os resultados.

Renegocie dívidas

Se você ainda tem pendências com fornecedores ou empréstimos com instituições financeiras, pode tentar renegociar esses valores e deixá-los mais convenientes para o momento atual.

Invista em softwares de qualidade

Ao contrário do que muitos gestores pensam, investir em tecnologias que melhorem os processos da empresa ajudam a economizar, apesar de serem mais caros. Por isso, estudar essas possibilidades também é uma boa ideia.

Conte com parceiros estratégicos

Por fim, é fundamental para controlar os custos na distribuidora contar com parceiros estratégicos. Isso significa em boas relações com as marcas para que sua empresa tenha melhores condições e evite problemas como atrasos de entrega e baixa qualidade.